SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SEBAGAI SUMBERDAYA

PENDAHULUAN

Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan

terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan

keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional

(pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan

ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para

manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu

dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat

digunakannya dalam proses pengambilan keputusan.

Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah

membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan

lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat

memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk

menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis

Para manajer di berbagai organisasi juga diharapkan dapat dengan lebih

mudah untuk menganalisis kinerjanya secara konstan dan konsisten

dengan pemanfaatan teknologi informasi yang tersedia.

Dalam modul sistem informasi manajemen ini, topik-topik yang dibahas

antara lain berkenaan dengan bagaimana pemanfaatan teknologi

informasi dikaitkan dengan pentingnya atau bantuannya dalam proses

pengambilan keputusan manajemen. Selain itu dibahas pula mengenai

perkembangan dari sistem informasi manajemen, tahap-tahap

pengembangan sistem, dan peran penting dari sistem pendukung untuk

pengambilan keputusan. Pada bagian akhir modul ini juga akan dibahas

mengenai bagaimana sistem pengamanan dan pengendalian dalam

pemanfaatan teknologi informasi di dalam sistem informasi manajemen.

A. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat

didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan

informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para

pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal,

seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang

dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit

terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau

salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu,

apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi

dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang,

tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar

organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah

diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat

digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan faktafakta

yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi

atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat

langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus

diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam

pengambilan keputusan.

Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan

manfaat yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu

organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang

dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai

tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh para

pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai:

Sistem Informasi Manajemen.

Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu:

aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran

(output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan

organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis

permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan

berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang

diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi.

Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk

yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer

informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitasaktivitas

yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan

umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di

tahap input berikutnya.

Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem

informasi berbasis komputer (computer-based information system).

Harapan yang ingin diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan

teknologi informasi atau sistem informasi berbasis komputer, informasi

yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu,

sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien.

Meskipun sistem informasi berbasis komputer menggunakan teknologi

komputer untuk memproses data menjadi informasi yang memiliki arti,

ada perbedaan yang cukup tajam antara komputer dan program komputer

di satu sisi dengan sistem informasi di sisi lainnya. Komputer dan

perangkat lunak komputer yang tersedia merupakan fondasi teknis, alat,

dan material dari sistem informasi modern. Komputer dapat dipakai

sebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi. Program

komputer atau perangkat lunak komputer merupakan seperangkat

instruksi operasi yang mengarahkan dan mengendalikan pemrosesan

informasi.

B. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya

komputer. Sebelum pertengahan abad ke-20, pada masa itu masih

digunakan kartu punch, pemakaian komputer terbatas pada aplikasi

akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi.

Namun demikian para pengguna – khususnya dilingkungan perusahaan –

masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi

akuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data

elektronik (PDE).

  • • Dalam tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor

baru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuan

pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi

komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sistem

informasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputer

adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu

mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan

akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen.

Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapa perusahaan dan institusi pemerintah dengan skala besar seperti

Departemen Keuangan khususnya untuk menangani pengelolaan

anggaran, pembiayaan dan penerimaan negara.

Namun demikian, para pengguna yang mencoba SIM pada tahap awal

menyadari bahwa penghalang terbesar justru datang dari para lapisan

manajemen tingkat menengah – atas.

C. Peran Baru Sistem Informasi Manajemen

Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem

informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem

informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana

manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola

para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak

dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap

tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan

bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada

masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi

tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil

keputusan.

Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis

instansi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi

(software, hardware, database, dan telekomunikasi) di sisi yang lainnya.

Perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen lainnya.

Hubungan ini menjadi sangat kritikal manakala manajemen ingin

membuat rencana ke depan. Aktivitas apa yang akan dilakukan lima

tahun ke depan biasanya juga sangat tergantung kepada sistem apa yang

tersedia untuk dapat melaksanakannya. Sebagai contoh, peningkatan

produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung pada jenis dan

kualitas dari sistem informasi organisasi.

Perubahan lain dalam hubungan sistem informasi dengan organisasi

adalah semakin meningkatnya cakupan dan ruang lingkup dari sistem

informasi dan aplikasinya. Pengembangan dan pengelolaan sistem dewasa

ini membutuhkan keterlibatan banyak pihak di dalam organisasi, jika

dibandingkan peran dan keterlibatanya pada periode-periode yang lalu.

Sebagaimana sudah disampaikan dengan meningkatnya kecenderungan

organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam organisasi

dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat,

instansi pemerintahan lainnya, dan bahkan informasi mengenai

perkembangan politik terakhir.

Satu alasan mengapa sistem informasi memainkan peran yang sangat

besar dan berpengaruh di dalam organisasi adalah karena semakin

tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya

pemanfaatan teknologi komputer tersebut. Semakin baiknya kemampuan

komputer telah menghasilkan jaringan komunikasi yang kuat yang dapat

digunakan organisasi untuk melakukan akses informasi dengan cepat dari

berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan aktivitas yang tidak

terbatas pada ruang dan waktu. Jaringan-jaringan ini telah

mentransformasikan ketajaman dan bentuk aktivitas organisasi,

menciptakan fondasi untuk memasuki era digital.

Jaringan yang terluas dan terbesar yang digunakan adalah internet.

Hampir setiap orang di seluruh dunia ini, baik yang bekerja di dunia sains,

pendidikan, pemerintah, maupun kalangan pebisnis menggunakan

jaringan internet untuk bertukar informasi atau melakukan transaksi

bisnis dengan orang atau organisasi lain di seluruh dunia. Internet

menciptakan platform teknologi baru yang universal. Teknologi internet

Konsep Dasar Informasi

Terdapat beberapa definisi, antara lain :

1.  Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya.

2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan

Nilai Informasi

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya

Sistem Manusia/Mesin Berdasarkan Komputer

Pada dasarnya orang dapat membahas sistem informasi manajemen tanpa komputer, tetapi adalah kemampuan komputer yang membuat SIM terwujud. Persoalannya bukan dipakai atau tidaknya komputer dalam sebuah sistem informasi manajemen, tetapi adalah sejauh mana berbagai proses akan dikomputerkan. Gagasan suatu sistem informasi/keputusan berdasarkan komputer berarti automatisasi total. Konsep sistem manusia/mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya lebih baik dilakukan oleh mesin. Dalam sebagian terbesar persoalan, manusia dan mesin membentuk sebuah sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian dialog dan interaksi antara komputer dan seorang manusia pengolah.

Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah berdasarkan komputer berarti bahwa para perancang harus memilih pengetahuan cukup mengenai komputer dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep manusia/mesin bahwa perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil keputusan.

Sistem Terpadu dengan “Data Base”

Sebuah sistem terpadu berdasarkan pada anggapan bahwa harus ada integrasi antara data dan pengolahan. Integrasi data dicapai melalui “data base”. Pada sebuah sistem pengolahan informasi, “data base” terdiri dari semua data yang dapat dijangkau oleh sistem. Pada SIM berdasarkan komputer, istilah “data base” biasanya dipakai khusus untuk data yang dapat dijangkau secara langsung oelh komputer. Manajemen sebuah “data base” adalah sebuah sistem perangkat lunak komputer yang disebut sebagai sebuah sistem manajemen “data base”. Sesuatu penerapan yang mamakai sebuah item (butir) data akan mengambil item data yang sama, yang hanya sekali disimpan dan disediakan untuk semua penerapan. Suatu peremajaan dari sebuah item data membuatnya sesuai untuk semua pemakaian.

Pengolahan terpadu dicapai melalui sebuah perencanaan sistem secara menyeluruh. Biasanya sistem dirancang sebagai suatu gabungan beberapa subsistem dan bukan sebagai sebuah sistem tunggal. Perancangan sistem ini dapat berupa sebuah komputer pusat besar, atau dapat pula merupakan sebuah jaringan kerja beberapa komputer kecil. Gagasan pokoknya adalah paduan terencana dari berbagai penerapan yang layak dan efektif.

Dukungan Operasi

Kecenderungan dalam pengolahan transaksi pada sistem-sistem mutakhir adalah menuju pengumpulan data secara “online” dan permintaan informasi (inquiry) secara online pula. Kemampuan memperoleh informasi secara online sangat besar peranannya dalam mendukung informasi. Ini berarti bahwa setiap petugas yang berwenang dapat memperoleh jawaban langsung atas sesuatu permintaan informasi seperti posisi terakhir perkiraan seorang pelanggan atau sediaan yang ada untuk jenis barang tertentu.

Pemanfaatan Manajemen dan Model Keputusan

Model-model pembantu keputusan ynag dipakai dalam sistem dapat berupa model cerdas (intelligence model) untuk menemukan persoalan, model keputusan (decision model) utnuk mengenali dan menganalisis penyelesaian yang mungkin, dan berbagai model pilihan seperti model optimisasi (optimization model) yang memberikan suatu penyelesaian optimal atau metode pemuas untuk memutuskan atas sebuah penyelesaian yang memuaskan. Dengankata lain, diperlukan berbagai ancanagan anlitis dan permodelan untuk memenuhi berbagai situsi yang memerlukan keputusan.

Kegunaan / Fungsi Sistem Informasi Manajemen

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

 

Daftar pustaka

http://www.yoyoke.web.ugm.ac.id

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s


%d blogger menyukai ini: